Regulamin Organizacyjny Miejskiego Zarządu Dróg w Rzeszowie, zwany dalej 

Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Zarządu a w szczególności:

 

    1) zasady zarządzania i kierowania pracą Zarządu, 

    2) strukturę organizacyjną,

    3) podział zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

    4) zakres zadań komórek organizacyjnych,

    5) organizację pracy w Zarządzie.

 

 

 

Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa o:

 

    1) „Zarządzie” - należy przez to rozumieć Miejski Zarząd Dróg w Rzeszowie

         (nazwa skrócona MZD w Rzeszowie),

    2) „MZD” – należy przez to rozumieć MZD w Rzeszowie,

    3) „Dyrektorze” - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg 

         w Rzeszowie,

    4) „komórce organizacyjnej” - należy przez to rozumieć działy, referaty i samodzielne stanowiska, 

    5) „ustawa PZP” - należy przez to rozumieć ustawę Prawo Zamówień Publicznych.

 

 

 

 

 

1.  Pracą Zarządu kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora.

2.  Dyrektor Zarządu  jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Zarządu.

3.  Dyrektor Zarządu podlega Prezydentowi Miasta Rzeszowa.  

 

 

 

 

1.  Dla prawidłowego funkcjonowania Zarządu tworzy się działy i samodzielne stanowiska.

2.  Działalnością poszczególnych działów kierują kierownicy z zastrzeżeniem ust. 3.

3.  Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy przy pomocy Zastępcy 

    Głównego Księgowego.

4.  W działach mogą być zatrudniani zastępcy kierowników.

5.  W strukturze działu mogą być tworzone referaty, którymi kieruje kierownik referatu.     

6.  Znak pism wychodzących z Zarządu poprzedza skrót „MZD”

7.  Dopuszcza się stosowanie w znaku pism inicjałów pracownika sporządzającego dokument.

 

 

 

1.  Dyrektorowi (N) – podlegają:

     

    1) Zastępca Dyrektora ds. Inwestycji      -  NI

    2) Zastępca Dyrektora ds. Technicznych -  NT

    3) Główny Księgowy                -  NF

    4) Audytor Wewnętrzny                -  NW

    5) Radca prawny                -  NP   

    6) Dział Administracji i Kadr                -  NA

    7) Dział Zamówień Publicznych        -  ZP

 

2.  Zastępcy Dyrektora ds. Inwestycji (NI) – podlegają:

 

    1) Dział  Dokumentacji                 -  ID

    2) Dział Realizacji Inwestycji         -  IR

    3) Dział Oświetlenia Miasta i Sygnalizacji -  IO

 

 

3.  Zastępcy Dyrektora ds. Technicznych (NT) – podlegają:

 

    1) Dział Eksploatacji                 -  TE

    2) Dział Organizacji Ruchu         -  TR  

    3) Dział Ewidencji                 -  TEW

    4) Dział Ochrony Pasa Drogoweggo -  TO

 

 

4.  Głównemu Księgowemu (NF) - podlegają:

 

    1)  Zastępca Głównego Księgowego -  FF

    2)  Dział Finansowo-Księgowy         -  FK     

 

5.  Kierownikowi Działu Administracji i Kadr (NA) – podlega:

 

    1)  Stanowisko ds. informatyki -  AI  

 

 

1.  Do realizacji określonych zadań Dyrektor w drodze zarządzeń może powoływać 

    zespoły składające się z pracowników różnych komórek organizacyjnych (dotyczy również

    projektów współfinansowanych ze źródeł zagranicznych),

2.  W zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1 określa się w szczególności: skład osobowy, czas  

    funkcjonowania,  kompetencje oraz zasady działania zespołów.

 

 

 

 

 

 

 

    1) kierowanie działalnością Zarządu,

    2) dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,

    3) dokonywanie czynności w zakresie zarządzania mieniem Zarządu,

    4) reprezentowanie Zarządu na zewnątrz,

    5) wyznaczanie kierunków oraz opracowywanie planów działania Zarządu,

    6) dysponowanie środkami finansowymi zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym, 

    7) akceptowanie i zatwierdzanie wszelkich dokumentów powodujących powstanie zobowiązań finansowych.              

 

 

 

 

1.  Zastępcy Dyrektora wykonują zadania powierzone im przez Dyrektora, zgodnie

    z zakresami  czynności, poleceniami i wskazówkami Dyrektora oraz nadzorują 

    i koordynują wykonanie zadań w działach im podległych, zgodnie ze strukturą    

    organizacyjną jak określono w § 5 Regulaminu.

2.  Do zadań Zastępców Dyrektora należy w szczególności:

 

    1)  określanie zakresu zadań i obowiązków dla pracowników zatrudnionych w działach 

        podległych,

    2)  nadzór nad prawidłowością i terminowością zadań wykonywanych przez 

        pracowników działów podległych,

    3)  wprowadzanie zmian i usprawnień organizacyjnych w podległych działach

        bez naruszenia struktury organizacyjnej Zarządu,

    4)  zapewnienie właściwej koordynacji  pracy poszczególnych działów Zarządu.

 

 

 

 

1.  Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z finansową i księgową

    obsługą Zarządu.

2.  Zastępca Głównego Księgowego w czasie nieobecności Głównego Księgowego przejmuje 

    zakres jego obowiązków, a ponadto współpracuje z Głównym Księgowym, informuje go     

    o nieprawidłowościach, dokonuje bieżącej kontroli i analizy gospodarki finansowej

    oraz wykonuje bieżącą działalność księgową zgodnie z zakresem obowiązków.

 

 

 

 

 

1.  Do zadań wspólnych działów należą sprawy związane z realizacją zadań Zarządu,

    a w szczególności:

 

    1) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań rzeczowych i finansowych,

    2) określanie kosztów realizacji zadań Zarządu związanych z zakresem zadań poszczególnych działów oraz przewidywanych terminów realizacji tych zadań,

    3) przygotowywanie danych niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego 

        oraz wnioskowanie o zmiany w planie finansowym,

    4) uzgadnianie z Działem Finansowo-Księgowym wykonania i zaangażowania środków finansowych i przygotowywanie danych do sprawozdań okresowych i rocznych,

    5) współpraca z Radami Osiedli w zakresie spraw prowadzonych przez dział,

    6) merytoryczne opracowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

    7) merytoryczne opracowywanie odpowiedzi na wnioski i skargi wpływające do Zarządu,

    8) prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze źródeł zagranicznych,

    9) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych, zgodnie z zakresem zadań  ustalonych dla danego działu.

 

2.  Przy realizacji nałożonych zadań wszystkie komórki organizacyjne obowiązane są:

 

    1)  współdziałać ze sobą w zakresie wykonywania zadań Zarządu.

    2)  przestrzegać przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznej a także przepisów

        o ochronie tajemnic ustawowo chronionych.

 

 

 

 

 

 

1.  Kierownicy działów są upoważnieni do:

 

    1) reprezentowania działu wobec Dyrektora i innych komórek organizacyjnych,

    2) reprezentowania Zarządu, w ramach udzielonego przez Dyrektora pełnomocnictwa, w sprawach wynikających z zakresu działania działu,

    3) wnioskowania do Dyrektora w sprawach pracowniczych.

 

2.  Kierownicy działów organizują prace w działach i odpowiadają przed Dyrektorem za:

 

    1) sprawne kierowanie działem,

    2) prawidłową i terminową realizację zadań, zgodnie z planem rzeczowo- finansowym Zarządu,

    3) kontrolę pracy podległych pracowników oraz realizacji przydzielonych im zadań,

    4) dyscyplinę pracy w dziale,

    5) nadzór nad  przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów dotyczących ochrony tajemnic ustawowo chronionych oraz dostępu do informacji publicznej,

    6) zapewnienie przestrzegania przez pracowników działu przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej, prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,

    7) organizację systemu kontroli wewnętrznej w dziale,

 

3.  Kierownicy działów, kierując się zasadami sprawności działania, ustalają na piśmie 

    zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników działu.

4.  Przy realizacji nałożonych zadań, kierownicy działów  są zobowiązani przestrzegać zasad

    legalności, celowości, rzetelności i gospodarności oraz dyscypliny finansów publicznych.

5.  Kierownicy działów dokonują oceny pracy pracowników działu oraz wnioskują w sprawach

    ich wyróżnienia, wynagradzania, awansowania i karania.

 

 

 

1.  Pracownicy Zarządu powinni mieć w przypadku czasowej nieobecności w pracy ustalone  

    zastępstwo pełne lub ograniczone,

2.  Ustalenie zastępstwa dokonuje się poprzez:

 

    1) zapis w zakresach czynności,

    2) wskazanie we wniosku urlopowym,

 

3.  Na zastępującego przechodzą prawa i obowiązki zastępowanego z wyjątkiem spraw zastrzeżonych,

4.  W czasie nieobecności w pracy Dyrektora, obowiązki jego pełni każdorazowo wyznaczony Zastępca Dyrektora,

5.  Zakres zastępstwa o którym mowa w ust. 4 rozciąga się na wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora z zastrzeżeniem ust.  6  i  §16, ust. 2,  pkt 3      

 

Regulaminu,

6.  Obowiązki Dyrektora wynikające z przepisów prawa pracy wykonuje, podczas jego nieobecności, Zastępca Dyrektora ds. Inwestycji,

7.  W przypadku nieobecności w pracy jednego z zastępców Dyrektora obowiązki jego pełni każdorazowo wyznaczony inny Zastępca Dyrektora lub Dyrektor.

 

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

    1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Zarządu oraz wdrażanie optymalnych zasad

        organizacji i zarządzania,

    2) wdrażanie i kontrola przestrzegania postanowień regulaminu oraz przedkładanie

        Dyrektorowi projektów zmian do regulaminu,

    3) ewidencjonowanie zarządzeń Dyrektora oraz przekazywanie ich do wykonania

        poszczególnym działom,

    4) przygotowywanie upoważnień dla pracowników Zarządu oraz prowadzenie ewidencji

        tych upoważnień,

    5) przekazywanie działom zakresu zadań wynikających z poleceń Dyrektora, 

        i koordynowanie ich wykonania,

    6) prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań radnych i wniosków Rad Osiedli 

        oraz czuwanie nad terminową ich realizacją przez poszczególne stanowiska pracy,

    7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

    8) prowadzenie obsługi kancelaryjnej,

    9) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych,

    10) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników,

    11) prowadzenie spraw osobowych pracowników,

    12) przygotowywanie dokumentacji związanej z naborem pracowników,

    13) wystawianie, rozliczanie i ewidencjonowanie delegacji służbowych,

    14) kontrola w zakresie przestrzegania czasu i dyscypliny pracy w Zarządzie,

    15) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar regulaminowych,

    16) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników, 

        w tym planowanie niezbędnych środków na te cele,

    17) prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych zawartych z osobami fizycznymi,

    18) prowadzenie spraw związanych z wynagradzaniem, przeszeregowaniem, wyróżnianiem 

        i awansowaniem pracowników a także opracowywanie stosownych sprawozdań w tym zakresie,

    19) sporządzanie list płac, kart wynagrodzeń i kart zasiłkowych, 

    20) obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy,

    21) naliczanie wynagrodzeń za czas choroby oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego

      i wypadkowego,

    22) sporządzanie i przesyłanie do ZUS  deklaracji rozliczeniowych wraz z raportami imiennymi,

    23) naliczanie podatku dochodowego od wynagrodzeń oraz sporządzanie stosownych deklaracji 

        i przekazywanie ich do Urzędu Skarbowego,

    24) naliczanie składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji  Osób Niepełnosprawnych, 

        sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz przesyłanie ich do PFRON,

    25) przygotowywanie dokumentacji pracowników dla celów emerytalno-rentowych,

    26) prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych Zarządu,

    27) organizowanie zaopatrzenia Zarządu w materiały biurowe i wyposażenie,

    28) gospodarowanie mieniem Zarządu oraz prowadzenie ewidencji mienia,

    29) prowadzenie ewidencji pieczęci,

    30) zapewnienie konserwacji, napraw i bieżącego utrzymania sprzętu i wyposażenia,

    31) prowadzenie archiwum akt Zarządu,

    32) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem uprawnionych pracowników w środki

        ochrony i odzież ochronną, 

    33) prowadzenie spraw socjalnych pracowników i współdziałanie z Komisją ZFŚS,

    34) zapewnienie utrzymania czystości, estetycznego wyglądu i ochrony pomieszczeń Zarządu,

    35) utrzymanie pojazdów służbowych w ciągłej sprawności technicznej,

    36) prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją samochodów osobowych

        w tym dokumentów rozliczeniowych za zużycie paliwa, olejów i innych materiałów eksploatacyjnych,

    37) sporządzanie miesięcznego rozliczenia należności z tytułu ryczałtów za korzystanie 

        z samochodów prywatnych do celów służbowych,

    38) prowadzenie rejestru wydatków z podziałem na paragrafy stosowane w statystyce publicznej,

    39) sprawdzanie i opisywanie wpływających faktur,

    40) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    41) przygotowywanie umów zawieranych poza ustawą PZP i przekazywanie ich 

        do Działu Zamówień Publicznych celem ich rejestracji.

 

 

 

Do zadań stanowiska ds. informatyki należy w szczególności:

 

    1) prowadzenie obsługi informatycznej Zarządu,

    2) gromadzenie, redagowanie i aktualizowanie informacji publicznej, podlegającej udostępnieniu 

        w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP),

    3) prowadzenie strony internetowej Zarządu,

    4) dokonywanie bieżącej analizy rozwoju technologii informatycznych,

    5) opracowywanie standardów w zakresie metod i narzędzi informatycznych 

        oraz sposobów przesyłania, szyfrowania i ochrony informacji,

    6) prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu informatycznego,

    7) prowadzenie ewidencji, stosowanych w Zarządzie, systemów i programów

        oraz ich archiwizacja,

    8) prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia informatycznego,

    9) ustalanie uprawnień dostępu do danych,

    10) ewidencjonowanie baz danych,

    11) prowadzenie instruktażu i udzielanie pomocy pracownikom w zakresie podstawowej obsługi sprzętu informatycznego.

 

 

 

 

Do zadań Audytora Wewnętrznego należy prowadzenie niezależnej i obiektywnej działalności, której celem jest wspieranie Dyrektora Zarządu w realizacji zadań 

 

poprzez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, a w szczególności:

 

    1) przygotowywania planu rocznego audytu wewnętrznego,

    2) realizacja zadań audytowych i czynności sprawdzających zgodnie z planem rocznym audytu wewnętrznego,

    3) w szczególnie uzasadnionych przypadkach realizacja zadań poza planem audytu wewnętrznego, na polecenie Dyrektora Zarządu,

    4) sporządzenia sprawozdań z realizacji planu rocznego audytu wewnętrznego,

    5) monitorowania stopnia realizacji zaleceń wynikających z przeprowadzonych zadań audytowych,

    6) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu,

    7) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych regulujących zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego i dokonywanie ich aktualizacji.

 

 

Do zakresu działania Radcy Prawnego należy w szczególności:

 

    1) świadczenie pomocy prawnej, zgodnie z ustawą o  radcach prawnych, a w szczególności:

 

     a) opiniowanie, pod względem formalno- prawnym, projektów wewnętrznych

        aktów normatywnych,

     b) sporządzanie opinii prawnych,

     c) opracowywanie projektów aktów prawnych,

     d) występowanie w charakterze pełnomocnika  przed sądami i urzędami,  w sprawach dotyczących Zarządu,  

     e) udzielanie porad i wyjaśnień dotyczących stosowania przepisów prawa,

        a także informowanie Dyrektora  o spostrzeżonych przypadkach naruszania prawa

        w działalności Zarządu.

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

    1)  obsługa finansowo-księgowa Zarządu jako jednostki budżetowej w zakresie dochodów i wydatków,

    2)  opracowywanie projektów planów rzeczowo-finansowych dochodów i wydatków 

        na podstawie danych z działów merytorycznych Zarządu,

    3)  sporządzanie wniosków w sprawie zmian budżetowych w planie rzeczowo-finansowym

        danego roku budżetowego oraz w Uchwale o zobowiązaniach na lata następn w oparciu

        o wnioski i dane z działów merytorycznych,

    4) ewidencja realizowanych dochodów i wydatków budżetowych oraz dochodów własnych zgodnie z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym,

    5) kontrola i stałe monitorowanie gospodarki finansowej Zarządu, zgodnie z przyjętym

        planem rzeczowo-finansowym oraz analiza zasadności, celowości i gospodarności wydatków, 

    6) prowadzenie bieżącej ewidencji finansowej wg zasad rachunkowości (w sposób 

        prawidłowy, zapewniając rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące przedstawienie sytuacji majątkowej 

        i finansowej Zarządu w programie księgowym w układzie syntetycznym i analitycznym, 

        na kontach przewidzianych w Planie Kont, ustalonym dla Zarządu,

    7) kontrola prawidłowości dokumentów księgowych pod względem formalnym

        i rachunkowym, ich zgodności z zawartymi umowami oraz obiegiem dokumentów finansowo-księgowych,

    8) dekretowanie dowodów księgowych dla właściwego ujęcia w księgach rachunkowych,

    9) chronologiczne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych (zakupu i sprzedaży),

    10) sporządzanie zapotrzebowań do jednostki nadrzędnej na środki finansowe niezbędne         

        do regulowania zobowiązań Zarządu oraz stała współpraca  ze służbami merytorycznymi  jednostki nadrzędnej  w tej kwestii,

    11) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych z kontrahentami,

        podmiotami i osobami fizycznymi z różnych tytułów,

    12) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu      

        oraz wartości niematerialnych i prawnych nabytych przez Zarząd bądź przyjętych w utrzymanie Zarządu,

    13) rozliczanie inwentaryzacji,

    14) prowadzenie ewidencji  zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy Zarządu

        w oparciu o dane z działów merytorycznych,

    15) bieżąca analiza zaangażowania oraz informowanie Dyrektora Zarządu o ewentualnych   

        zagrożeniach i nieprawidłowościach w rzeczowo-finansowym wykonaniu budżetu,

    16) prowadzenie ewidencji wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów w oparciu      

        o dane z działów merytorycznych Zarządu,

    17) prowadzenie ewidencji wydatków niewygasających,

    18) obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

    19) obsługa gotówkowa i bezgotówkowa  Zarządu, w tym:

 

     a) prowadzenie kasy Zarządu,

     b) obsługa finansowa rachunków bankowych Zarządu,

     c) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

     d) prowadzenie rejestru dowodów kasowych oraz sporządzanie raportów kasowych,

     e) pobieranie i odprowadzanie gotówki do banku,

     f) dbałość o ochronę i zabezpieczenie wartości pieniężnych,

     g) rozliczanie stanu środków na rachunkach bankowych.

 

    20) prowadzenie windykacji należności w drodze postępowania egzekucyjnego

        w administracji oraz sądowego, w tym:

 

     a) przygotowywanie dokumentacji związanej z kierowaniem do egzekucji

        administracyjnej tytułów wykonawczych, uzgadnianie stanu zadłużenia, wysyłanie 

        upomnień, kierowanie tytułów egzekucyjnych do egzekucji,

     b) nadzór nad ściąganiem należności poprzez uzgadnianie wpłat, zwrot lub wycofanie 

        tytułu wykonawczego, zawieszenie lub umorzenie  postępowania egzekucyjnego,

     c) współpraca z działami merytorycznymi, Radcą prawnym oraz instytucjami       

        zewnętrznymi w zakresie realizowanych egzekucji,

     d) ewidencja wpływów należności, naliczanie i rozliczanie wpływów z tytułu odsetek 

        od nieterminowych wpłat, a także rozliczanie kosztów upomnień,

     e) przygotowywanie dokumentacji oraz dbanie o prawidłowe rozliczanie należności   

        nieściągalnych dla zachowania rzetelności i realności danych zawartych 

        w księgach  rachunkowych, sprawozdaniach i innych informacjach wypływających z Zarządu,

 

    21) sporządzanie sprawozdań budżetowych (miesięcznych, kwartalnych, półrocznych             

        i rocznych oraz statystycznych), w oparciu o dane wynikające z ewidencji księgowej,

    22) sporządzanie półrocznych i rocznych sprawozdań opisowych z wykonania  rzeczowo-    

        finansowego planu, na podstawie danych z działów merytorycznych,

    23) sporządzanie jednostkowego sprawozdania finansowego – bilans Zarządu, rachunku 

        zysków i strat, zmian na funduszu wraz z załącznikami,

    24) obsługa grupowego ubezpieczenia pracowniczego pracowników Zarządu,

    25) archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych.

 

   

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

    1) opiniowanie planów rozwoju sieci drogowej i obiektów inżynierskich miasta,

    2) ustalanie potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie prac studialnych                             

        i przedprojektowych dla ciągów drogowych lub ich odcinków,

    3) opracowywanie rocznych i wieloletnich planów w zakresie budownictwa drogowego        

        z określeniem zakresu rzeczowego i finansowego oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia

    4) zlecanie opracowania dokumentacji projektowej,

    5) opiniowanie dokumentacji technicznej,

    6) wnioskowanie do Działu Ewidencji o wszczęcie czynności formalno-prawnych związanych 

        z nabywaniem nieruchomości na cele budownictwa drogowego,

    7) uzgadnianie projektów decyzji o warunkach zabudowy oraz współpraca ze stosownymi wydziałami 

        Urzędu Miasta w załatwianiu spraw na etapie wydawania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania 

        terenu oraz pozwolenia na budowę, 

    8) sprawdzanie i opisywanie wpływających faktur, 

    9) przygotowywanie materiałów niezbędnych do  wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    10) przygotowywanie umów zawieranych poza ustawą PZP i przekazywanie ich do Działu  Zamówień Publicznych celem ich rejestracji.  

 

 

 

 

Do zadań działu należy w szczególności:

 

    1)  zlecanie wykonawstwa robót drogowych w zakresie budowy dróg i obiektów inżynierskich,

    2)  nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych a w szczególności:

        

     a)  reprezentowanie inwestora w trakcie realizacji inwestycji,

     b)  prowadzenie nadzoru i kontroli technicznej nad wykonywaniem realizowanych inwestycji,

     c)  sporządzanie informacji i gromadzenie danych dotyczących realizacji budowy,

     d)  sprawdzanie i opisywanie wpływających faktur za zlecone roboty,

     e)  odbiór i końcowe rozliczenie zadań inwestycyjnych,

     f)  sporządzanie dowodów (OT) przyjęcia środka trwałego do użytkowania,

     g)  przygotowywanie materiałów do decyzji na użytkowanie wykonanego obiektu budowlanego,

     h)  uczestniczenie w przeglądach gwarancyjnych organizowanych przez Dział Eksploatacji

         na zrealizowanych uprzednio zadaniach inwestycyjnych.

 

    3) rozliczanie nakładów finansowych na realizowane zadania inwestycyjne,

    4) koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem i realizacją projektów     

        współfinansowanych ze źródeł zagranicznych,

    5) sporządzanie wymaganych dokumentów związanych z realizacją projektów,

    6) pomoc w kreowaniu pomysłów na nowe projekty inwestycyjne, będące w kompetencji Zarządu,

    7)  kompletowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji powstającej podczas realizacji projektu,

    8)  współpraca ze stosownymi wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta   

        w zakresie realizowanych projektów, a także stały kontakt z właściwymi instytucjami,

    9)  sprawdzanie  i opisywanie wpływających faktur,

    10) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    11) przygotowywanie umów poza ustawą PZP i przekazywanie ich do Działu Zamówień Publicznych celem ich rejestracji.

 

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

 

    1) prowadzenie spraw dotyczących bieżącego utrzymania oświetlenia ulicznego, 

        iluminacji miejsc architektonicznych i sygnalizacji świetlnej oraz nadzór nad ich realizacją,

    2) prowadzenie spraw związanych z realizowaniem zadań inwestycyjnych w zakresie

        oświetlenia ulicznego, iluminacji miejsc architektonicznych oraz sygnalizacji świetlnej,

        a w szczególności:

      

      a) zlecanie wykonania dokumentacji projektowej i nadzór nad realizacją,

      b) reprezentowanie inwestora w trakcie realizacji inwestycji,

      c) prowadzenie nadzoru i kontroli technicznej,

      d) sporządzanie informacji i gromadzenie danych dotyczących realizowanych zadań,

      e) odbiory i końcowe rozliczanie inwestycji,

      f) sporządzanie dowodów (OT) przyjęcia środka trwałego do użytkowania,

      g) uczestniczenie w przeglądach gwarancyjnych organizowanych przez Dział Eksploatacji

         na zrealizowanych uprzednio zadaniach inwestycyjnych,

 

    3) prowadzenie spraw dotyczących uzgadniania i opiniowania dokumentacji w zakresie oświetlenia ulicznego, 

        iluminacji miejsc architektonicznych oraz sygnalizacji świetlnej,

    4) sprawdzanie i analizowanie kosztów ponoszonych przez Zarząd na oświetlenie miasta,

    5) przygotowywanie umów z Zakładem Energetycznym na dostarczanie energii elektrycznej,

    6) kontrola nad sprawnością, utrzymaniem i prawidłową pracą oświetlenia i sygnalizacji

        w trakcie budowy, uruchamiania  i eksploatacji,

    7) prowadzenie okresowych przeglądów urządzeń elektrycznych,

    8) prowadzenie nadzoru i kontroli technicznej nad wykonawstwem zleconych robót,

    9) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem i rozliczaniem kosztów oświetlenia  

        ulicznego i sygnalizacji świetlnej,

    10) sprawdzanie i opisywanie wpływających faktur,

    11) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania o udzielenie

        zamówienia publicznego,

    12) przygotowywanie umów zawieranych poza ustawą PZP i przekazywanie ich 

        do Działu Zamówień Publicznych celem ich rejestracji,

 

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:  

 

    

    1)  przygotowywanie i prowadzenie postępowań dotyczących udzielania zamówienia

        publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:

 

      a)  przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz informacji  

          niezbędnych do sporządzenia oferty na podstawie zleceń przeprowadzenia procedury  

          udzielenia zamówienia publicznego, sporządzanych przez kierowników 

          działów,

      b)  sporządzanie odpowiednich ogłoszeń o postępowaniach i zamieszczanie ich 

          lub przekazywanie do publikacji zgodnie z przepisami ustawy  Prawo zamówień 

          publicznych,  

      c)  sporządzanie odpowiednich ogłoszeń o wyniku postępowania i zamieszczanie ich

          lub przekazywanie do publikacji zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień 

          publicznych,

      d)  wydawanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz prowadzenie rejestru 

          wydanych specyfikacji

      e)  organizowanie posiedzeń Komisji przetargowej w celu otwarcia i oceny złożonych 

          ofert,

      f)  koordynowanie prac Komisji przetargowej w trakcie badania złożonych ofert,

      g)  sporządzanie protokołów z postępowań o zamówienie publiczne zgodnie z wynikiem 

          prac Komisji,

      h)  przygotowywanie umów z wykonawcami wyłonionymi w postępowaniu oraz 

          prowadzenie rejestru tych umów,

      i)  prowadzenie korespondencji z wykonawcami w zakresie prowadzonych postępowań,

      j)  prowadzenie postępowania  odwoławczego, 

 

    2) na wniosek kierowników działów merytorycznych, przekazywanie Urzędowi Oficjalnych

        Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszeń informacyjnych o planowanych w danym

        roku budżetowym zamówieniach o wartości określonej ustawą Prawo zamówień publicznych,

    3)  opracowywanie i przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego 

        sprawozdania  o udzielonych zamówieniach,

    4)  na wniosek kierowników działów merytorycznych, sporządzanie aneksów do umów

        zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    5) prowadzenie ewidencji wszystkich umów zawartych przez Zarząd,

    6) prowadzenie archiwizacji dokumentacji z postępowania,

    7) sporządzanie planu udzielania zamówień publicznych w Zarządzie  na podstawie planów

        otrzymanych z poszczególnych działów jednostki,

    8)  wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych.

                

  

 

Do zadań Działu  należy w szczególności:

 

    1)  opracowywanie planów remontów, odnów zapobiegawczych i regeneracji dróg 

        i obiektów mostowych z określeniem zakresu rzeczowego i finansowego oraz  

        przedkładanie ich do zatwierdzenia,

    2) zlecanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wykonawstwa robót drogowych

        w zakresie remontów i bieżącego utrzymania dróg i  obiektów mostowych,

    3) ustalanie zasad dotyczących warunków technologicznych wykonywania robót

        remontowych i bieżącego utrzymania na drogach i obiektach mostowych,

    4) prowadzenie nadzoru i kontroli technicznej nad wykonawstwem zleconych robót,

    5) opracowywanie i uzgadnianie wycen i kosztorysów na roboty drogowo-mostowe,

    6) organizowanie i przeprowadzanie odbiorów technicznych robót wykonywanych

        w ramach środków przydzielonych dla Działu oraz uczestnictwo w odbiorach robót   

        inwestycyjnych,

    7) prowadzenie stałej kontroli stanu dróg i mostów oraz podejmowanie działań w celu           

        ich naprawy bądź wprowadzenia ograniczeń ruchu albo zamknięcia drogi lub mostu

        dla ruchu w przypadkach, gdy wymaga  tego stan techniczny a odbywający się tam ruch   

        może  spowodować zniszczenie nawierzchni lub innego elementu drogi lub mostu,

    8) prowadzenie stałej kontroli stanu przepustów i ich utrzymanie w należytym stanie,

    9) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem zimowym,

    10) uzgadnianie dokumentacji dotyczącej umieszczania uzbrojenia podziemnego w pasach drogowych,

    11) wydawanie decyzji warunków technicznych na budowę i remont przyłączy niezwiązanych z drogą,

    12) wspólnie z Działem Realizacji Inwestycji, dokonywanie przeglądów gwarancyjnych       

        w zakresie robót objętych umową na poszczególne zadania,

    13) przyjmowanie i kontrola  wpływających faktur,

    14) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    15) przygotowywanie umów zawieranych poza ustawą PZP i przekazywanie ich 

        do Działu Zamówień Publicznych celem ich rejestracji,

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

 

    1)  opracowywanie własnych oraz opiniowanie przedłożonych do zatwierdzenia projektów 

        organizacji ruchu i prowadzenie ich ewidencji,

    2) prowadzenie spraw i zadań związanych z inżynierią ruchu, planowaniem i zlecaniem 

        pomiarów ruchu drogowego,

    3) podejmowanie czynności w zakresie tymczasowego ograniczenia lub zakazu ruchu    

        w nagłym przypadku awarii urządzenia w pasie drogowym lub jego pobliżu, w wyniku 

        której nastąpiło zagrożenie bezpieczeństwa ruchu drogowego lub możliwość         wystąpienia szkód materialnych,

    4) opiniowanie i uzgadnianie planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie

        komunikacji  i rozwoju sieci drogowej miasta,

    5) prowadzenie spraw związanych z organizacją ruchu drogowego na terenie miasta,              

        w szczególności zadania techniczne polegające na umieszczaniu i utrzymaniu znaków drogowych, 

        urządzeń bezpieczeństwa ruchu  i oznakowania dróg,

    6) prowadzenie spraw związanych z przejazdem po drogach pojazdów nienormatywnych,

    7) prowadzenie bieżącej aktualizacji danych w systemie Operacyjnej Mapy Oznakowania,

    8) prowadzenie spraw związanych z budową, modernizacją, utrzymaniem i ochroną urządzeń bezpieczeństwa ruchu i oznakowania dróg,

    9) przyjmowanie i kontrola wpływających faktur,

    10) przygotowywanie  materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

    11) przygotowywanie umów zawieranych poza ustawą PZP i przekazywanie ich do Działu Zamówień Publicznych celem ich rejestracji,

 

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

 

    1) prowadzenie i aktualizacja ewidencji dróg, obiektów mostowych, przepustów, kanałów 

        technologicznych, urządzeń odwodnienia ulic (kratki ściekowe), rowów odwadniających 

        drogi oraz danych dotyczących oświetlenia, oznakowania ulic, sygnalizacji         świetlnych, urządzeń bezpieczeństwa ruchu, infrastruktury 

 

elektroenergetycznej zgodnie

        z obowiązującymi przepisami,

    2) prowadzenie i aktualizacja książek dróg i obiektów mostowych,

    3) sporządzanie informacji oraz gromadzenie i udostępnienie danych o sieci dróg publicznych, 

        obiektach mostowych i przepustach, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym dotyczących:

 

     a) nośności nawierzchni dróg i obiektów mostowych,

     b) skrajni pionowej i poziomej dróg,

     c) wypadkach i kolizjach występujących na drogach.

 

    4) ustalanie przebiegu dróg, zaliczanie i pozbawianie dróg kategorii dróg publicznych,

    5) prowadzenie ewidencji dowodów przyjęcia środka trwałego do  użytkowania (OT) 

        i przekazania – przejęcia środka trwałego (PT) i współpraca 

        z Biurem Gospodarki Mieniem Urzędu Miasta Rzeszowa oraz Działem Finansowo-Księgowym Zarządu

        w zakresie obiegu wskazanych dokumentów,

    6) prowadzenie i aktualizowanie wykazu dróg publicznych i wewnętrznych na terenie miasta,

    7) prowadzenie spraw z zakresu nadawania numerów drogom i obiektom mostowym,

    8) kontrola opracowań geodezyjnych zlecanych przez Zarząd,

    9) wykonywanie geodezyjnych pomiarów kontrolnych dla potrzeb wynikających z działalności Zarządu,

    10) udział w rozgraniczeniach i ustalaniu granic pasa drogowego będącego 

        w zarządzie Miejskiego Zarządu Dróg,

    11) odbiory dokumentacji geodezyjnej dotyczącej dróg przekazywanych w zarząd Zarządu,

    12) wyjaśnianie kontrolne oraz dopełnianie formalności związanych z wątpliwościami terenowo  

        - prawnymi powstałymi w trakcie prowadzonych przez Zarząd robót drogowych,

    13) występowanie z wnioskami o dokonanie podziału lub scalania nieruchomości 

        w przypadkach pozyskiwania gruntów przeznaczonych pod pas drogowy 

        lub znajdujących się w pasach drogowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

    14) udział w wykonywaniu prac geodezyjnych dla potrzeb Zarządu:

 

     a) w pomiarach realizacyjnych i obsłudze geodezyjnej prowadzonych prac,

     b) w rozgraniczeniach i czuwanie  nad prawidłowym sporządzeniem tych czynności 

        przez inne jednostki, w zakresie ochrony pasa drogowego,

     c) w rozgraniczeniach na gruncie i podpisywanie protokołów granicznych,

    

    15) udział w inwentaryzacjach terenu przy współudziale biegłego i właściciela.

 

 

 

 

Do zadań Działu należy w szczególności:

 

 

    1) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, zgodnie z ustawą o drogach publicznych,

                                                                 

     a)  reklamy,

     b)  kioski,

     c)  ogródki,

     d)  handel,

     e)  zjazdy,

     f)  inne,

 

    2) prowadzenie spraw związanych z dzierżawą gruntu pod ogródki letnie na płycie Rynku oraz w pasach drogowych,

    3) prowadzenie postępowań w sprawie samowolnego zajęcia pasa drogowego,

    4) kontrola pasów drogowych,

    5) prowadzenie odbiorów gwarancyjnych po przekopach,

    6) prowadzenie kontroli przekopów po usunięciu awarii.

 

 

 

 

 

 

Działalność wewnętrzną Zarządu reguluje Dyrektor w drodze wydawania:

 

 

1)  Zarządzeń dotyczących w szczególności:

 

    a) regulaminów wewnętrznych,

    b) zasad dysponowania funduszem socjalnym,

    c) w sprawach organizacyjnych,

    d) realizacji zamówień publicznych,

    e) obiegu dokumentów,

    f) kontroli i nadzoru,

    g) zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

    h) zasady rachunkowości w Zarządzie,

    i) procedury kontroli finansowej,

    j) zakładowego planu kont,

    k) windykacji należności,

    l) gospodarki kasowej,

    m) inwentaryzacji,

    n) i innych.

         

2)  Poleceń służbowych.

 

 

 

Przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora

 

 

1.  Projekty zarządzeń przygotowują w ramach swoich kompetencji, Główny Księgowy

    i kierownicy działów  oraz dokonują wstępnej aprobaty pod względem merytorycznym,

2.  Projekty zarządzeń Dyrektora wymagają opinii Radcy Prawnego oraz Głównego Księgowego, 

    jeżeli dotyczą kwestii finansowych.

3.  Zaopiniowany projekt zarządzenia kierownicy działów przekazują do podpisu Dyrektora.

4.  Podpisane przez Dyrektora zarządzenie Główny Księgowy i  kierownicy działów przekazują 

    do Działu Administracji i Kadr celem rejestracji w centralnym rejestrze zarządzeń.

5.  Po zarejestrowaniu w centralnym rejestrze wyznaczony pracownik  Działu NA przekazuje zarządzenie zainteresowanym.

6.  Główny Księgowy i kierownicy działów zobowiązani są dostarczyć do Działu NA 

    również wersję elektroniczną zarządzenia, która zamieszczana jest na stronie internetowej Zarządu.

7.  Główny Księgowy i kierownicy działów odpowiadają za dostarczenie do Działu NA 

    wszystkich zmian do zarządzeń podpisanych przez Dyrektora, zarówno w wersji papierowej i elektronicznej.

 

 

 

Zasady  podpisywania pism i innych dokumentów

 

1.  Dyrektor podpisuje osobiście:

 

    1) zarządzenia Dyrektora,

    2) polecenia służbowe,

    3) protokoły i zalecenia pokontrolne z przeprowadzonych kontroli w Zarządzie,

    4) dokumenty wynikające z przepisów prawa pracy,

    5) umowy powstające w Zarządzie, po zaakceptowaniu ich przez osoby wymienione 

        w ust. 5 pkt 1 i pkt 2,  z zastrzeżeniem ust. 8.

    6) zlecenia powstające w działach podległych służbowo, po zaakceptowaniu 

        ich przez osoby wymienione w ust. 6,

    7) korespondencję i dokumenty powstające w komórkach podległych służbowo Dyrektorowi Zarządu, 

        z zastrzeżeniem wymienionych w ust. 2, pkt. 2,

    8) zmiany budżetowe,

    9) inną korespondencję i dokumenty zastrzeżone dla podpisu Dyrektora.

 

2.  Zastępcy Dyrektora podpisują  w ramach podziału zadań, z zastrzeżeniem ust. 3:         

 

    1)  korespondencję powstającą w działach podległych służbowo, do podpisania której 

        otrzymują od Dyrektora imienne upoważnienie na korespondencji do nich dekretowanej,

    2)  wszystkie dokumenty powstające podczas procedury udzielania zamówień   

        publicznych w działach podległych służbowo, 

    3)  umowy powstające w działach podległych służbowo w czasie nieobecności Dyrektora,       z zastrzeżeniem ust. 8.

    4)  zlecenia powstające w działach podległych służbowo,

    5)  korespondencję i inne dokumenty powstające podczas wykonywania zadań w działach 

        podległych służbowo a nie zastrzeżone do podpisu Dyrektora.

 

3.  Korespondencja i dokumenty przedkładane do podpisu Dyrektora lub właściwego 

    Zastępcy Dyrektora powinny posiadać aprobatę kierownika działu oraz posiadać 

    adnotację zawierającą imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby przygotowującej      dokument lub pismo. 

4.  Korespondencja i dokumenty, w których oświadczenia mogą powodować skutki 

    finansowe powinny posiadać kontrasygnatę Głównego Księgowego.

5.  Projekty umów przedkładane do podpisu Dyrektora wymagają uprzedniej akceptacji osób     

    w kolejności niżej wymienionej:

 

    1) w odniesieniu do umów zawieranych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych:

 

     a) pracownik Działu Zamówień Publicznych przygotowujący projekt umowy;

     b) Kierownik Działu Zamówień Publicznych;

     c) kierownik właściwego działu merytorycznego,

     d) Radca Prawny,

     e) Główny Księgowy,

     f) właściwy Zastępca Dyrektora,

 

    2)  w odniesieniu do pozostałych umów:

 

     a) pracownik przygotowujący projekt umowy,

     b) kierownik właściwego działu merytorycznego,

     c) Radca Prawny,

     d) Główny Księgowy,

     e) właściwy Zastępca Dyrektora,

 

6.  Projekty zleceń przedkładane do podpisu Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora,

    ak  określono w ust. 1, pkt. 6 i ust. 2, pkt. 4, wymagają akceptacji osób w  kolejności  

    niżej wymienionej:

 

     a) pracownik przygotowujący projekt zlecenia,

     b) kierownik właściwego działu merytorycznego,

     c) Główny Księgowy,

   

7.  Podpisy składane na pismach i dokumentach przez osoby, o których mowa  w ust. 5 pkt 1

    i 2  oraz w ust. 6  oznaczają, że pismo lub dokument zostały sporządzone przez 

    właściwego pracownika działu merytorycznego lub pracownika działu zamówień   

    publicznych oraz sprawdzone odpowiednio przez:

 

    1) Kierownika Działu Zamówień Publicznych pod względem zgodności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych,

    2) kierownika działu  pod względem formalnym i merytorycznym oraz zgodnością z planem rzeczowo-finansowym,

    3) Radcę Prawnego, potwierdzającego zgodność ze wszelkimi przepisami prawa,

    4) Głównego Księgowego pod względem finansowym na podstawie przepisów o finansach publicznych,

    5) właściwego Zastępcę Dyrektora, który dokonuje weryfikacji przedstawionego dokumentu

        lub pisma w przypadku gdy dokument ten lub pismo akceptuje i podpisuje Dyrektor.

        W przypadku gdy właściwy Zastępca Dyrektora podpisuje ostatecznie dokument   

        lub pismo oznacza jednocześnie weryfikację i akceptację.

 

8.  Umowy, do podpisania których Dyrektor Zarządu nie posiada upoważnienia, podpisuje

    Prezydent Miasta przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – po zaakceptowaniu projektu 

    umowy przez Dyrektora i uzyskaniu niezbędnych podpisów, jak określono w ust. 5, pkt. 1 

    i 2 niniejszego Regulaminu.

 

 

 

 

1.  Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez pracowników

    poszczególnych komórek  umieszcza się odpowiednie dyspozycje wg następujących skrótów:

     

    1)  skrót komórki organizacyjnej, np. „ IR” - wskazanie komórki  odpowiedzialnej

        za załatwienie sprawy  (w przypadku wskazania na piśmie większej liczby komórek,

        wiodącą i odpowiedzialną  za załatwienie sprawy jest pierwsza wskazana komórka),

 

    2)  „POR”  - proszę o rozmowę, skrót używany w przypadku konieczności wstępnej

        konsultacji Dyrektora z osobą odpowiedzialną za załatwienie sprawy,

 

    3)  „ NPD”  - na podpis Dyrektora, skrót używany w przypadku pism zastrzeżonych

        do podpisu Dyrektora,

 

    4)  „Pilne” – sprawa wymaga niezwłocznego załatwienia,

 

    5)  „a/a” – spawa wymaga odłożenia do akt,

 

 

2.  Szczegółowe zasady obiegu korespondencji oraz znakowania i przechowywania 

    dokumentów określa Instrukcja Kancelaryjna wprowadzona do stosowania w Zarządzie    

    zarządzeniem Prezydenta Miasta.

 

 

 

 

 

1.  Dyrektor i Zastępcy Dyrektora przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków

    w odrębnie ustalonych terminach,

2.  Skargi i wnioski wpływające do Zarządu są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków

    w Dziale Administracji i Kadr.

 

 

 

Przyjmowanie interesantów przez pracowników Zarządu odbywa się codziennie w godzinach

pracy Zarządu.

 

 

 

Zmiany do niniejszego Regulaminu mogą być wprowadzone w trybie wymaganym do jego    

wprowadzenia.