Siedziba
Adres: ul. Okrzei 1, 35-064 Rzeszów
Telefon:
Fax: 17 875 42 30
E-Mail: kr@erzeszow.pl
Godziny pracy: poniedziałek – piątek 7.30 - 15.30, środa 7.30 – 17.00
Dyrektor
Imię i nazwisko: Grażyna ŻAROWSKA-HOMIK
Zastępca Dyrektora
Imię i nazwisko: Agata ŚLUSARCZYK
Podstawą działania Wydziału Księgowo - Rachunkowego jest:
Zarządzenie Nr 19/2013 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa
Zarządzenie Nr 117/2015 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 29 grudnia 2015 r. zmieniajace zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa
Kompetencje:
1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla ewidencji dochodów niepodatkowych i wydatków na wszystkich etapach związanych z ich rozliczaniem, w zakresie określonym w planie finansowym Urzędu dla Wydziału Księgowo - Rachunkowego, w tym projektów dofinansowanych środkami pomocowymi zgodnie z odrębnymi przepisami.
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych funduszu celowego i działalności finansowo wyodrębnionych.
3. Obsługa finansowa i kasowa zadań wymienionych w pkt. 1 i 2.
4. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w ramach rachunków bankowych prowadzonych przez Wydział.
5. Obsługa pracowników i usługodawców, Radnych Miasta Rzeszowa i Przewodniczących Rad Osiedli oraz stypendystów w zakresie naliczenia i rozliczenia wypłat wynagrodzeń, diet, stypendiów i świadczeń społecznych.
6. Prowadzenie rozliczeń publiczno - prawnych z tytułu wypłat określonych w pkt 5.
7. Rozliczanie podatku od towarów i usług dla Urzędu Miasta Rzeszowa.
8. Prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku Urzędu.
9. Sporządzanie sprawozdań: budżetowych, z operacji finansowych, finansowych i statystycznych z zakresu operacji finansowych prowadzonej ewidencji.
10. Sporządzanie łącznego sprawozdania - bilans skonsolidowany Gminy.
Struktura organizacyjna:
1. Wydziałem Księgowo - Rachunkowym kieruje dyrektor wydziału - główny księgowy Urzędu, przy pomocy zastępcy dyrektora oraz kierowników oddziałów.
2. W Wydziale Księgowo - Rachunkowym tworzy się:
a) Oddział Rozliczeń Finansowych i Likwidatury;
b) Oddział Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków;
c) Refereat Księgowości Dochodów Niepodatkowych;
d) Referat Rozliczeń Podatku VAT;
e) Oddział Płac i Świadczeńoraz Ewidencji Majątku Urzędu;
f) Oddział Rozliczeń Finansowych, Likwidatury i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi i Funduszu Celowego.
Zadania:
Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy w szczególności:
1) kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową:
a) wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych,
b) umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień; w ramach zadań wykonywanych przez wydziały oraz prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
2) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
3) weryfikacja planu zamówień publicznych wydatków w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnia prognozą finansową;
4) kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej, strukturalnej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością aplikacji PLAN systemu OTAGO, a także ważniejszych rodzajów wydatków;
5) bieżąca analiza salda rachunku bankowego WYDATKI MIASTA, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tego konta bankowego i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału w wymaganej szczegółowości;
6) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań urzędu z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
7) prowadzenie ewidencji pozabilansowej:
a) zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie z dyspozycjami wydziałów,
b) wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla;
8) rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń;
9) prowadzenie rejestru not korygujących Wydziału;
10) prowadzenie rozliczeń i dokumentacji związanej z windykacją cywilnych wierzytelności obcych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych
z zobowiązań urzędu;
11) dochodzenie należności urzędu w formie windykacji cywilnej lub administracyjnej w oparciu o dokumenty przekazane z Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych i współpraca w tym zakresie z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi;
12) bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności:
a) administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników Wydziału,
b) otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez Wydział.
Do zadań Oddziału Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych dla wydatków realizowanych przez wydziały z wyjątkiem wydatków finansowanych środkami pomocowymi oraz sum depozytowych (w szczególności: wadiów, gwarancji) i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów wydatków;
2) dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
3) kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych, funduszu celowego, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów i gwarancji, a także innych zadań z działalności finansowo wyodrębnionych;
4) bieżąca analiza obrotów na rachunkach bankowych sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i sporządzanie przelewów bankowych finansowanych z tych kont bankowych;
5) prowadzenie ewidencji szczegółowej inwestycji miejskich i zadań remontowych w szczegółowości poszczególnych zadań określonych w uchwale budżetowej i wieloletniej prognozie finansowej, klasyfikacji budżetowej i strukturalnej oraz źródeł finansowania i aplikacji PLAN systemu OTAGO;
6) prowadzenie ewidencji pozabilansowej ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń z tytułu świadczeń;
7) rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji w formie pieniężnej) w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego.
Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych oraz opłaty ewidencyjnej w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
2) kontrola formalno - rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań Referatu i ich właściwa segregacja;
3) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych, a także według szczegółowości określonej w budżecie miasta, aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
4) bieżąca analiza sald rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych;
5) dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Do zadań Referatu Rozliczeń Podatku VAT należy w szczególności:
1) optymalizacja rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu;
2) współpraca z wydziałami w zakresie rozliczeń podatku VAT;
3) weryfikacja dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT;
4) prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu i rozliczanie podatku według miejsca jego powstawania;
5) sporządzanie łącznej deklaracji podatku VAT urzędu;
6) opracowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji i wyroków sądowych.
Do zadań Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności:
1) sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;
2) przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;
3) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz pracy oraz sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;
4) naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji rocznych o należnych wpłatach;
5) wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;
6) występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne;
7) przygotowanie analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i inne świadczenia dla potrzeb Skarbnika i Sekretarza;
8) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych zakresu zadań oddziału i ich dekretowanie zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
9) prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, a także pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;
10) naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
11) rozliczanie inwentaryzacji prowadzonej w drodze spisu z natury;
12) sporządzanie sprawozdań dotyczących majątku urzędu zgodnie z wymogami programów statystycznych.
Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych, Likwidatury i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi i Funduszu Celowego należy w szczególności:
1) weryfikacja wniosków aplikacyjnych w ramach kontroli formalno- rachunkowej i wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową
2) kontrola umów o dofinansowanie pod względem formalno – rachunkowym i kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową;
3) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO dla kontroli wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych i w ramach kontroli wstępnej zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług w ramach zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie;
4) weryfikacja planu zamówień publicznych wydatków w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnia prognozą finansową w części dotyczącej projektów;
5) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
6) kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej, strukturalnej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością aplikacji PLAN systemu OTAGO, a także wymogami umowy o dofinansowanie i planem funduszu celowego;
7) kontrola wykorzystania środków planu finansowego funduszu celowego w ramach kontroli wstępnej;
8) bieżąca analiza obrotów rachunków bankowych projektów i funduszu celowego, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych kont bankowych w wymaganej szczegółowości;
9) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań projektów i funduszu celowego z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
10) prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów i funduszu celowego zgodnie z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w aplikacji PLAN systemu OTAGO;
11) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
12) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszu celowego;
13) kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową o realizację projektu.
Do zadań wspólnych oddziałów należy w szczególności:
1) sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów;
2) sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie:
a) sprawozdań budżetowych,
b) operacji finansowych,
a) sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu,
d) sprawozdań o wydatkach strukturalnych,
e) sprawozdań statystycznych;
3) prowadzenie rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej;
4) przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych Miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy;
5) przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków realizowanych przez wydziały, dla potrzeb Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza;
6) współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego do prowadzenie ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania oraz aktualizacji i modernizacji;
7) prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji;
8) sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu;
9) akceptacja przelewów bankowych z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
10) przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym;
11) opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej i majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania;
12) identyfikowanie ryzyka oddziałów oraz podejmowanie działań celem ich eliminacji;
13) monitorowanie zmian w Systemie Zarządzania, Jakością oraz opracowywanie dokumentów i informacji z tego zakresu.
Wysokość opłat i prowadzone sprawy
Nie dotyczy
Rejestry, ewidencje, archiwa
Nie dotyczy
Informacje nieudostępnione
Nie dotyczy
Finanse
I. Informacja o stanie majątku UM
II. Bilans skonsolidowany Miasta Rzeszowa
Data opracowania
31.05.2016 r.
Opracowała
Sabina Stelmach
Zatwierdziła
Grażyna Żarowska Homik - Dyrektor Wydziału, Główny Księgowy Urzędu