Wydział Księgowo-Rachunkowy

Siedziba

Adres: ul. Okrzei 1, 35-064 Rzeszów
Infolinia:  1 77 88 99 00

Tel:17 875 42 20
Fax: 17 875 42 30
E-Mail: kr@erzeszow.pl
Godziny pracy: poniedziałek – piątek 7.30 - 15.30, środa 7.30 – 17.00

Ogólne informacje:

1. Identyfikacja podatnika VAT - Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa - NIP: 813-00-08-613

2. REGON - Urząd Miasta Rzeszowa: 000650614

3. Rachunki bankowe:

1) Dochody niepodatkowe: 29 1020 4391 0000 6102 0144 6525
2) Dochody niepodatkowe dla opłaty za udostępnienie zasobu geodezyjnego: 24 1020 4391 0000 6302 0144 6517
3) Wydatki: 07 1020 4391 0000 6102 0144 6533
4) Zabezpieczenia i rękojmie: 50 1020 4391 0000 6902 0144 6822
5) Wadia: 55 1020 4391 0000 6702 0144 6830
6) Fundusz Celowy - PFRON: 19 1020 4391 0000 6502 0144 6509

 

Dyrektor

Imię i nazwisko: Grażyna ŻAROWSKA-HOMIK

Dyrektor - kompetencje:
kieruje i organizuje pracą Wydziału Księgowo-Rachunkowego przy pomocy zastępcy dyrektora i kierowników oddziałów. Bezpośrednio nadzoruje pracą: Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury, Oddziału Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków, z wyjątkiem Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków, Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu, Oddziału Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów Finansowych Środkami Pomocowymi i Funduszu Celowego.

Zastępca Dyrektora

Imię i nazwisko: Agata ŚLUSARCZYK

Zastępca dyrektora - kompetencje:
nadzoruje pracą Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu Miasta i Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych.

Zadania Wydziału:

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla: dochodów niepodatkowych i wydatków na wszystkich etapach związanych z ich rozliczaniem, w zakresie określonym w planie finansowym Urzędu dla Wydziału Księgowo - Rachunkowego, w tym projektów dofinansowanych środkami pomocowymi zgodnie z odrębnymi przepisami, funduszu celowego oraz działalności finansowo wyodrębnionych.
2. Obsługa finansowa i kasowa zadań wymienionych w pkt. 1.
3. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w ramach rachunków bankowych prowadzonych przez Wydział.
4. Obsługa pracowników i usługodawców, Radnych Miasta Rzeszowa i Przewodniczących Rad Osiedli oraz stypendystów z wyjątkiem stypendystów Wydziału Edukacji w zakresie naliczenia i rozliczenia wypłat wynagrodzeń, diet, stypendiów i świadczeń społecznych.
5. Prowadzenie rozliczeń publiczno - prawnych z tytułu wypłat określonych w pkt 5 wraz z stypendiami naliczonymi przez Wydział Edukacji.
6. Rozliczanie podatku od towarów i usług dla Urzędu Miasta Rzeszowa i Miasta.
7. Sporządzanie cząstkowej dla Urzędu i łącznej dla Miasta deklaracji podatku VAT.
8. Prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku Urzędu.
9. Sporządzanie sprawozdań: budżetowych, z operacji finansowych, finansowych i statystycznych z zakresu prowadzonych ksiąg rachunkowych.
10. Sporządzanie łącznego sprawozdania - bilans skonsolidowany Gminy.

Struktura organizacyjna:

1. Wydziałem Księgowo - Rachunkowym zarządza dyrektor wydziału - główny księgowy urzędu, przy pomocy zastępcy dyrektora.

2. W Wydziale Księgowo - Rachunkowym tworzy się:

1)    Oddział Rozliczeń Finansowych i Likwidatury, którego pracą kieruje kierownik oddziału - KR-I;
2)    Oddział Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków, którego pracą kieruje kierownik oddziału - KR-II;
3)    Referat Księgowości Dochodów Niepodatkowych, którego pracą kieruje kierownik referatu - KR-II-D;
4)    Oddział Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu, którego pracą kieruje kierownik oddziału - KR-III;
5)    Oddział Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi i Funduszu Celowego, którego pracą kieruje kierownik oddziału - KR-IV;
6)    Oddział Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta, którego pracą kieruje kierownik oddziału - KR-V.

Zadania:

Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy w szczególności:  
1)    kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnia prognozą finansową:
a)    wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych,
b)    umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień; w ramach zadań wykonywanych przez wydziały oraz prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
2) prowadzenie ewidencji dla:
a)    planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,  
b)    zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;    
3)    weryfikacja planu zamówień publicznych wydatków w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową;
4)    kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej, strukturalnej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością aplikacji PLAN systemu OTAGO, a także ważniejszych rodzajów wydatków;
5)    bieżąca analiza salda rachunku bankowego WYDATKI MIASTA, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tego konta bankowego i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału w wymaganej szczegółowości;
6)    sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań urzędu z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
7)    prowadzenie ewidencji szczegółowej inwestycji miejskich oraz rozrachunków i rozliczeń z tego tytułu szczegółowości poszczególnych zadań określonych w uchwale budżetowej i wieloletniej prognozie finansowej, aplikacji PLAN systemu OTAGO, klasyfikacji budżetowej i strukturalnej oraz źródeł finansowania;
8)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej:
a)    zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie z dyspozycjami wydziałów,
b)    wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla,
c)    ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń publiczno-prawnych z tytułu świadczeń;
9)    rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń;
10)    prowadzenie rejestru not korygujących Wydziału;
11)    prowadzenie rozliczeń i dokumentacji związanej z windykacją cywilnych wierzytelności obcych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z zobowiązań urzędu;
12)    bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności:
a)    administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników Wydziału,
b)    otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez Wydział;
13) bieżąca obsługa kancelaryjno – administracyjna Wydziału.

Do zadań Oddziału Księgowości Dochodów Niepodatkowych i Wydatków należy w szczególności:
1)    prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych dla wydatków realizowanych przez wydziały z wyjątkiem wydatków finansowanych środkami pomocowymi, sum depozytowych (w szczególności wadiów, gwarancji), sum na zlecenie, wydatków niewygasających i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, ważniejszych rodzajów wydatków, planie finansowym ZFŚS, oraz aplikacji PLAN systemu OTAGO;
2)    segregowanie i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
3)    kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych (w tym niewygasających), funduszu celowego, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów i gwarancji, a także innych zadań z działalności finansowo wyodrębnionych;
4)    bieżąca analiza obrotów na rachunkach bankowych wydatków, wydatków niewygasających sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sum na zlecenie, innych działalności finansowo wyodrębnionych z wyjątkiem projektów i funduszu celowego;
5)    sporządzanie przelewów z rachunków bankowych sum depozytowych i na zlecenie;
6)    prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt.1 z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń z tytułu inwestycji;
7)    rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji w formie pieniężnej) w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego;
8)    koordynowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych Wydziału oraz użytkowanego oprogramowania systemu OTAGO.

Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności:
1)    prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych oraz opłaty ewidencyjnej w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
2)    kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań Referatu i ich właściwa segregacja;
3)    dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw rachunkowości i o finansach publicznych, a także według szczegółowości określonej w budżecie miasta, aplikacji PLAN systemu OTAGO oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
4)    bieżąca analiza sald rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych;
5)    prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt.1;
6)    dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, a także bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi.

Do zadań Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności:
1)    sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;
2)    przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;
3)    prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz pracy;
4)    prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt.1-3;
5)    sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;
6)    naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji rocznych o należnych wpłatach;
7)    wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;
8)    występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON;
9)    przygotowanie analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i inne świadczenia dla potrzeb Skarbnika i Sekretarza;
10)    kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych zakresu zadań Oddziału i ich dekretowanie zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
11)    prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, a także pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;
12)    naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych  i prawnych;
13)    rozliczanie inwentaryzacji prowadzonej w drodze spisu z natury;
14)    sporządzanie sprawozdań dotyczących majątku urzędu zgodnie z wymogami programów statystycznych.

Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów  Finansowanych Środkami Pomocowymi i Funduszu Celowego należy w szczególności:
1)    weryfikacja wniosków aplikacyjnych w ramach kontroli formalno- rachunkowej i wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową;
2)    kontrola umów o dofinansowanie pod względem formalno – rachunkowym i kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową;
3)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO dla kontroli wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych i w ramach kontroli wstępnej zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług w ramach zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie;
4)    weryfikacja planu zamówień publicznych wydatków w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową w części dotyczącej projektów;
5)    prowadzenie ewidencji dla:
a)    planu finansowego wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b)    zaangażowania wydatków zadań realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
6)    kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej, strukturalnej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością aplikacji PLAN systemu OTAGO, a także wymogami umowy o dofinansowanie i planem funduszu celowego;
7)    kontrola wykorzystania środków planu finansowego funduszu celowego w ramach kontroli wstępnej;
8)    bieżąca analiza obrotów rachunków bankowych projektów i funduszu celowego, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych kont bankowych w wymaganej szczegółowości;
9)    sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań projektów i funduszu celowego z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
10)    prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów i funduszu celowego zgodnie z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w budżecie miasta, w tym w aplikacji PLAN systemu OTAGO;
11)    dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
12)    sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszu celowego;
13)    kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową o realizację projektu.

Do zadań Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta należy w szczególności:
1)    bieżące prowadzenie spraw związanych z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług miasta;
2)    kontrola i weryfikacja przedkładanych rejestrów zakupu i sprzedaży oraz  deklaracji cząstkowych VAT jednostek organizacyjnych;
3)    bieżąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie rozliczeń podatku VAT;
4)    weryfikacja dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT urzędu;
5)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu;
6)    współpraca z wydziałami w zakresie rozliczeń podatku VAT;
7)    sporządzanie cząstkowej deklaracji VAT urzędu i łącznej deklaracji podatku VAT miasta;
8)    terminowe rozliczanie podatku VAT miasta z Urzędem Skarbowym;
9)    prowadzenie rozliczeń i rozrachunków z tytułu środków z podatku VAT z jednostkami organizacyjnymi miasta;
10)    ustalanie prewskaźnika i wskaźnika struktury dla urzędu oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi miasta;
11)    prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrotu przy zastosowaniu kas fiskalnych przez jednostki miasta;
12)    przygotowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie i mieście oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji i wyroków sądowych;
13)    optymalizacja rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu i miasta oraz przygotowywanie analiz dotyczących centralizacji podatku.

Do zadań wspólnych oddziałów należy w szczególności:
1)    sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów;
2)    sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie:
a)sprawozdań budżetowych,
b)operacji finansowych,  
c)sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu,
d)sprawozdań o wydatkach strukturalnych,
e)sprawozdań statystycznych;
3)    prowadzenie rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej;
4)    przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy;
5)    przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków realizowanych przez wydziały dla potrzeb Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza;
6)    współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania, funkcjonalności oraz aktualizacji i modernizacji;
7)    prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji;
8)    sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu;
9)    akceptacja przelewów bankowych z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
10)    przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym;
11)    opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej, gospodarowania majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania, rozliczeń podatku VAT”.

 Podstawą działania Wydziału Księgowo - Rachunkowego jest:

Zarządzenie Nr 19/2013 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Zarządzenie Nr 117/2015 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 29 grudnia 2015 r. zmieniajace zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Zarządzenie Nr 54/2016 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 9 września 2016 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Wysokość opłat i prowadzone sprawy 

Nie dotyczy 
 

Rejestry, ewidencje, archiwa 
 
Nie dotyczy 
 
 

Informacje nieudostępnione 
 
Nie dotyczy 
 
 

Finanse 

I. Informacja o stanie majątku UM

II. Bilans skonsolidowany Miasta Rzeszowa

III. Sprawozdania finansowe 

Data opracowania 
 
25.10.2016 r.
 
 

Opracowała 
 
Sabina Stelmach
 

Zatwierdziła 
 
Grażyna Żarowska Homik - Dyrektor Wydziału, Główny Księgowy Urzędu