Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jedn. z 2005 r. Dz. U. Nr 108, poz. 909) organizator imprezy masowej, nie później niż na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy, jest obowiązany wystąpić do wójta, burmistrza, prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy, z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej.
Imprezą masową jest impreza sportowa, artystyczna lub rozrywkowa, na której liczba miejsca dla osób  na stadionie, w innym obiekcie nie będącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy masowej wynosi – nie mniej niż 1000, a w przypadku hali sportowej lub innego budynku umożliwiającego przeprowadzenie imprezy – nie mniej niż 300 (art. 3 pkt 1 ustawy).
Nie są imprezami masowymi, w rozumieniu niniejszej ustawy, imprezy odbywające się w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki, a także imprezy organizowane w placówkach oświatowych, imprezy sportowe organizowane wyłącznie dla sportowców niepełnosprawnych, imprezy organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży oraz imprezy rekreacyjne (art. 3a ustawy).
Przepisów ustawy nie stosuje się do imprez masowych nieodpłatnych organizowanych na terenach zamkniętych będących w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez: Ministra Obrony Narodowej, Ministra Sprawiedliwości oraz ministrów właściwych: do spraw wewnętrznych, do spraw oświaty i wychowania, do spraw szkolnictwa wyższego oraz do spraw kultury fizycznej i sportu, jeżeli jednostki te są organizatorami (art. 2 ustawy).

Wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej zawierający:
• dane organizatora imprezy,
• dane osób uprawnionych do występowania w imieniu organizatora,
• dane kierownika ds. bezpieczeństwa,
• informacje o miejscu, terminie, godzinach, charakterze imprezy,
• informację  o przewidywanej liczbie widzów,
• informację o zgodzie właściciela/zarządcy terenu/obiektu na organizację imprezy
• informację o odpłatności za wstęp na imprezę 
składa się w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu w budynku Urzędu Miasta Rzeszowa przy ul. Rynek 11, pok. 18.

 

Do wniosku należy dołączyć:
1. opinie: Komendanta Miejskiego Policji w Rzeszowie, Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Rzeszowie, kierownika jednostki organizacyjnej pomocy doraźnej (pogotowia ratunkowego), które muszą zawierać informacje o niezbędnej wielkości ich sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu oraz o przewidywanych przez Policję zagrożeniach;
2. opinię Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Rzeszowie,

 

UWAGA!
O wydanie opinii o których mowa w punkcie 1 i 2,  organizator zwraca się do w/w organów nie później niż na 14 dni  przed wystąpieniem z wnioskiem do Prezydenta Miasta Rzeszowa o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej.
W przypadku gdy właściciel obiektu, na terenie którego odbywa się impreza masowa, posiada decyzję właściwego organu o pozwoleniu na użytkowanie, wydaną stosownie do przepisów prawa budowlanego, organizator imprezy masowej zwolniony jest z obowiązku przedkładania opinii i uzgodnień z Państwową Strażą Pożarną i inspektorem sanitarnym, jeżeli charakter imprezy masowej jest zgodny z przeznaczeniem obiektu.  

3. graficzny plan obiektu lub terenu, na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, zawierający:
a. oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się publiczności, dróg ewakuacyjnych  i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych,
b. oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do picia  i do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,
c. oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,
d. informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych, rozmieszczeniu osób na imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów;
4. regulamin obiektu wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej;
5. program i regulamin imprezy masowej, ewentualnie terminarz imprez masowych odbywających się według ustalonego terminarza lub według ustalonych zasad wraz z informacją o sposobie udostępnienia ich uczestnikom imprezy masowej;
6. informację o liczbie miejsc dla osób w obiekcie lub na terenie, gdzie impreza masowa będzie zorganizowana, mogących wystąpić zagrożeniach porządku publicznego, w tym informację o ewentualnym uznaniu imprezy masowej za imprezę o podwyższonym ryzyku oraz informację o liczbie osób, które mogą być obecne na imprezie masowej, o stanie liczebnym, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej i informacyjnej; w odniesieniu do służby porządkowej przyjmuje się przelicznik - co najmniej 10 porządkowych na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie i co najmniej 1 porządkowy na każde następne 100 osób. W przypadku uznania imprezy za imprezę o podwyższonym ryzyku przeliczniki te wynoszą odpowiednio 15 porządkowych na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie masowej i co najmniej 2 porządkowych na każde następne 100 osób;
7. wskazanie osoby reprezentującej organizatora w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób uczestniczących w imprezie masowej (kierownika do spraw bezpieczeństwa);
8. pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczaniu imprezy;
9. szczegółowe zasady postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia;
10. polisę potwierdzająca ubezpieczenie się organizatora imprezy od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom imprezy masowej;
11. informację o powiadomieniu komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej, w przypadku przeprowadzania imprez masowych na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej,
12. informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk w trakcie imprezy.